Der wichtigste Satz vorweg: Figma ist längst kein Werkzeug für Designerinnen und Designer allein, sondern eine Kollaborationsplattform mit Design im Zentrum. Diese Verschiebung erklärt, warum das Thema in eine Kategorie über Kommunikation und Zusammenarbeit gehört und nicht in eine Nische für Grafikanwendungen. In den Projekten, die wir begleiten, sitzen an den Dateien Produktverantwortliche, Marketingleute, Vertriebsmitarbeitende, Entwicklerinnen und regelmäßig auch Kundschaft. Damit wird das Werkzeug zu einem Ort, an dem Produktwissen, Markenmaterial und Kundenprojekte zusammenlaufen – und jede Entscheidung über KI-Funktionen ist eine Entscheidung darüber, was mit diesen Inhalten passiert.
Drei Eigenschaften beschreiben die Plattform treffender als jede Funktionsliste:
Um zu verstehen, worüber Sie in einem Einführungsprojekt eigentlich entscheiden, hilft es, den Weg einer einzelnen Idee nachzuvollziehen. Am Anfang steht meist ein Workshop auf der Whiteboard-Fläche: Notizzettel, Skizzen, Abstimmungspunkte, ein Ablaufdiagramm. Eine KI-Funktion kann die Notizen nach Themen gruppieren und eine Zusammenfassung schreiben – was nach einer Spielerei klingt und nach einem dreistündigen Workshop mit vierzig Zetteln eine echte Arbeitsersparnis ist.
Danach wandert die Idee in eine Design-Datei. Hier entsteht die eigentliche Gestaltung: Bildschirmentwürfe, Zustände, Varianten. Die KI-Funktionen greifen an mehreren Stellen ein. Aus einer Beschreibung entsteht ein grober erster Entwurf, der als Ausgangspunkt dient und praktisch immer überarbeitet wird. Platzhaltertexte werden durch plausible Inhalte ersetzt, gekürzt, verlängert oder in eine andere Sprache übertragen. Eine Suche über den eigenen Bestand findet Komponenten, die schon existieren, statt sie ein zweites Mal zu bauen. Ebenen werden automatisch sinnvoll benannt, was die Übergabe an die Entwicklung erheblich erleichtert.
Aus dem Entwurf wird ein Prototyp: verknüpfte Bildschirme, die sich anklicken lassen wie eine fertige Anwendung. Mit den jüngeren KI-Funktionen entsteht daraus auf Wunsch ein tatsächlich funktionierender Prototyp mit Code darunter – nicht als produktionsreife Software, sondern als belastbare Grundlage für Abstimmung und Test. Zuletzt kommt die Übergabe: Der Entwicklungsbereich zeigt Maße, Abstände, Farben und Verweise auf die zugehörigen Bausteine im Quellcode und erzeugt Codefragmente für die eingesetzte Technologie.
Parallel zu diesem Weg läuft eine zweite Spur, die in Projekten oft übersehen wird: die Marketing- und Vertriebsspur. Präsentationen, Anzeigen, Messematerial, Angebotsseiten – vieles davon entsteht heute in derselben Plattform, mit KI-Unterstützung beim Erzeugen von Varianten in vielen Formaten. Dadurch landen Preislisten, Kundennamen und Produktstrategien in denselben Arbeitsbereichen wie die Gestaltung. Wer nur die Designabteilung im Blick hat, bewertet das Werkzeug also nur zur Hälfte.
Kollaborative Gestaltungswerkzeuge sind kein neues Konzept, aber drei Entwicklungen haben sich verstärkt. Erstens ist die Verlagerung in den Browser abgeschlossen: Was früher an Arbeitsplatzleistung und installierte Programmversionen gebunden war, läuft heute in einer Registerkarte, und damit funktioniert Zusammenarbeit über Standorte und Unternehmensgrenzen hinweg ohne Reibung. Zweitens hat sich der Markt konsolidiert – ein wichtiger Wettbewerber aus dem Adobe-Umfeld wird nicht mehr weiterentwickelt, andere haben sich auf Teilbereiche zurückgezogen. Drittens haben generative Modelle genau die Aufgaben brauchbar automatisierbar gemacht, die in der Gestaltung am meisten Zeit ohne kreativen Gewinn kosten.
Für Unternehmen entsteht daraus eine ungewohnte Situation. Ein Werkzeug, das früher eine Beschaffungsentscheidung mit Softwareverteilung gewesen wäre, lässt sich heute von einer einzelnen Person mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse in fünf Minuten einrichten. In unseren Projekten ist der häufigste Erstkontakt mit Figma nicht die Anfrage aus der Geschäftsführung, sondern die Entdeckung, dass in der Organisation bereits mehrere kostenlose Arbeitsbereiche existieren, in denen Kundenprojekte liegen – angelegt von Einzelpersonen, außerhalb jeder Verwaltung, mit offenen Freigabeverknüpfungen.
Daraus folgt eine Empfehlung, die wir jeder Organisation geben, unabhängig davon, ob sie das Werkzeug einführen will: Klären Sie zuerst, ob es bereits im Einsatz ist. Ein Blick in die verbundenen Anwendungen des Identitätsdienstes, eine Abfrage bei Marketing, Produkt und Agenturpartnern und eine Suche nach vorhandenen Konten mit Unternehmensdomäne beantwortet diese Frage schnell. Erst danach ist eine sinnvolle Diskussion über Einführung, Regeln und Alternativen möglich – vorher diskutieren Sie über einen hypothetischen Zustand, während die Realität längst eine andere ist.
Aus unserer Beratungspraxis passt Figma mit seinen KI-Funktionen besonders gut zu vier Profilen. Erstens zu Unternehmen, die eigene digitale Produkte oder Portale entwickeln und dafür eine belastbare Brücke zwischen Fachbereich, Gestaltung und Entwicklung brauchen. Zweitens zu Organisationen mit verteilten Standorten oder externen Partnern, bei denen die Abstimmung über Dateiversionen heute mehr Zeit kostet als die Arbeit selbst. Drittens zu Marketing- und Kommunikationsteams, die viele Varianten desselben Materials in unterschiedlichen Formaten benötigen und dafür bislang externe Dienstleister beauftragt haben. Viertens zu Unternehmen, die ein Erscheinungsbild endlich verbindlich machen wollen – ein gepflegtes Design-System ist der wirksamste Hebel gegen den Wildwuchs aus fünfzehn Farbtönen und acht Logovarianten.
Zurückhaltend wären wir in vier Situationen, und wir sagen das in Projekten deutlich. Wenn Ihre Gestaltungsarbeit im Kern aus Druckerzeugnissen mit hohen Anforderungen an Farbverbindlichkeit und Druckvorstufe besteht, ist die Plattform das falsche Werkzeug – dafür gibt es etablierte Alternativen, und sie werden hier nicht ersetzt. Wenn Ihre Datenschutzstrategie eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union grundsätzlich ausschließt, ist die Produktfrage weitgehend entschieden, bevor sie gestellt wurde; dann gehört eine selbst betreibbare Alternative in die engere Auswahl. Wenn in Ihren Entwürfen regelmäßig echte Personendaten, Gesundheitsangaben oder Vertragsinhalte als Beispielinhalte auftauchen – und das passiert häufiger, als Projektleitungen glauben –, brauchen Sie vor der Einführung eine Regel dafür. Und wenn Ihr Bedarf im Kern aus gelegentlichen einfachen Grafiken besteht, ist eine ausgewachsene Design-Plattform deutlich mehr Werkzeug, als Ihre Aufgabe verlangt.
Die Grundlogik ist ein Sitzplatzmodell mit unterschiedlichen Rollen, in der Regel günstiger bei jährlicher Zahlung. Das ist wirtschaftlich die wichtigste Eigenschaft des Produkts, weil sie die Kalkulation entscheidend verändert: Ein Unternehmen mit fünf gestaltenden Personen und fünfzig Beteiligten, die Entwürfe ansehen und kommentieren, zahlt nicht für fünfundfünfzig vollwertige Zugänge. Wer diese Unterscheidung im Angebot nicht korrekt abbildet, rechnet regelmäßig um ein Mehrfaches zu hoch – oder stellt fest, dass die günstige Rolle für den eigenen Anwendungsfall nicht ausreicht.
Hinzugekommen sind drei Bereiche, die die Plattform deutlich über Gestaltung hinaus erweitern. Ein Bereich für Marketing- und Vertriebsmaterial erzeugt aus einer Vorlage viele Varianten in unterschiedlichen Formaten und Sprachen – gedacht für Teams, die keine Gestaltungsausbildung haben, aber markenkonformes Material brauchen. Ein Bereich für Illustration bringt Vektorwerkzeuge näher an das, was man von klassischen Zeichenprogrammen erwartet. Und ein Bereich für die Umsetzung erzeugt aus Beschreibungen oder Entwürfen funktionierende, im Browser lauffähige Ergebnisse samt Code – der Bereich, der in Diskussionen die meisten Erwartungen und die meisten Missverständnisse erzeugt.
Für die Beschaffung folgt daraus eine Empfehlung: Bewerten Sie nicht die Plattform, sondern die zwei oder drei Bereiche, die Sie tatsächlich nutzen werden. Ein Mittelständler, der ein Kundenportal gestaltet und Messematerial erzeugt, braucht den Design-Bereich, das Whiteboard und den Marketingbereich – und kann alles andere ignorieren. Die Versuchung, wegen einer beeindruckenden Funktionsvielfalt zu kaufen und dann zwanzig Prozent zu nutzen, ist bei Plattformen dieser Art besonders groß.
Die Rollenlogik verdient eine genauere Betrachtung, weil sie in Angeboten oft verkürzt dargestellt wird. Vier Rollen sind in der Praxis relevant. Die betrachtende Rolle darf Dateien öffnen, ansehen, kommentieren und in der Regel Werte für die Umsetzung ablesen, aber nicht bearbeiten; sie ist typischerweise kostenfrei oder deutlich günstiger. Die mitwirkende Rolle darf auf dem Whiteboard und in Präsentationen arbeiten, nicht aber vollwertig gestalten – gedacht für Fachbereiche, die im Workshop beitragen. Die gestaltende Rolle ist der vollwertige Zugang. Die entwickelnde Rolle gibt Zugriff auf den Übergabebereich mit Codeerzeugung und Verknüpfung zum Quellcode, ohne vollwertige Gestaltungsrechte.
Diese Staffelung ist im Mittelstand ein echter Vorteil, weil sie die typische Verteilung abbildet: wenige Gestaltende, viele Beteiligte. Sie hat aber zwei Fallstricke. Der erste: Die Zuordnung erfolgt häufig automatisch, sobald eine Person eine Handlung ausführt, die ihre bisherige Rolle überschreitet – dann entsteht ein kostenpflichtiger Platz, ohne dass jemand eine Bestellung ausgelöst hat. Klären Sie, wie diese Automatik in Ihrer Vertragsstufe konfiguriert ist und wer sie freigeben muss. Der zweite: Die Grenzen zwischen den Rollen verschieben sich mit Produktänderungen. Prüfen Sie deshalb vor der Unterschrift anhand Ihrer eigenen Anwendungsfälle, welche Rolle für welche Person tatsächlich ausreicht, statt sich auf eine Tabelle zu verlassen.
Es lohnt sich, die Positionierung ehrlich zu benennen, weil sie die Produktentscheidungen erklärt. Figma positioniert sich nicht als Zeichenprogramm für Einzelpersonen, sondern als gemeinsame Fläche für alle, die an einem digitalen Produkt oder einem Erscheinungsbild beteiligt sind. Die Gestaltung folgt dieser Logik konsequent: Alles liegt in der Cloud, alles ist teilbar, alles ist kommentierbar, alles verweist auf gemeinsame Bausteine. Wer diese Ausrichtung teilt, bekommt ein außergewöhnlich starkes Werkzeug. Wer sie nicht teilt, kämpft dauerhaft gegen die Architektur.
Für Organisationen mit ausgeprägter Datensparsamkeitskultur ist dieselbe Ausrichtung ein Problem. Ein Werkzeug, dessen Kern die gemeinsame Cloudfläche ist, lässt sich nicht durch Konfiguration in ein lokal arbeitendes Werkzeug verwandeln. Sie können Freigaben einschränken, Sie können KI-Funktionen begrenzen, Sie können Rechte fein schneiden – aber Sie ändern nicht die Bauart. Wenn Ihre Anforderung im Kern lautet, dass Gestaltungsdateien das Unternehmen nicht verlassen dürfen, dann ist ein selbst betreibbares Werkzeug die passendere Familie, nicht eine höhere Vertragsstufe dieses Produkts.
Der Bezug erfolgt üblicherweise direkt beim Anbieter über Selbstbedienung oder über ein Angebot bei größeren Mengen; im deutschsprachigen Raum gibt es zudem Partner, die Beschaffung und Einführung begleiten. Sechs Fragen gehören in jedem Fall vor die Unterschrift. Erstens die Rollenfrage: Wer braucht welchen Sitzplatz, und wie wird die automatische Höherstufung kontrolliert? Zweitens die Verwaltungsfrage: Ab welcher Ebene ist Anmeldung über Ihren Identitätsdienst möglich, und ab welcher Ebene lassen sich Konten zentral entziehen? Drittens die KI-Frage: Welche KI-Funktionen sind in Ihrer Stufe enthalten, welche kostenpflichtig, und welche lassen sich zentral abschalten? Viertens die Trainingsfrage: Ist vertraglich ausgeschlossen, dass Ihre Inhalte zur Verbesserung allgemeiner Modelle verwendet werden, und ist diese Einstellung organisationsweit durchsetzbar? Fünftens die Datenregion: Wo werden Dateien, Vorschaubilder, Kommentare und KI-Eingaben verarbeitet und gespeichert? Sechstens die Ausstiegsfrage: In welchen Formaten lassen sich Dateien, Komponenten und Verlaufsdaten exportieren, und was bleibt beim Wechsel übrig?
Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er bei Design-Systemen anders wiegt als bei Dokumenten. Ein gepflegtes Design-System ist über Jahre gewachsene Struktur, und diese Struktur ist nur teilweise in offenen Formaten abbildbar. Ein Export liefert Grafiken und Gestaltungswerte, aber nicht zwingend die Logik aus Varianten, Zuständen und Verweisen. Klären Sie deshalb früh, welcher Teil Ihres Systems bei einem Wechsel wirklich mitkommt – und halten Sie die tragenden Gestaltungswerte zusätzlich in einem neutralen Format vor, etwa als maschinenlesbare Sammlung von Gestaltungsvariablen im Quellcodeverwaltungssystem.
Die folgenden Bausteine bestimmen den praktischen Alltag. Welche davon in Ihrer Vertragsstufe verfügbar sind und in welcher Ausprägung, sollten Sie vor der Beschaffung abgleichen; der Funktionsumfang von Plattformen dieser Art verändert sich laufend.
Wenn man den Funktionsumfang auf eine einzige Eigenschaft reduzieren müsste, wäre es diese: Es gibt nur eine Fassung. In klassischen Gestaltungsprozessen entsteht der größte Teil des Abstimmungsaufwands nicht durch Gestaltung, sondern durch Versionsverwaltung – welche Datei ist aktuell, welche Rückmeldung bezieht sich auf welchen Stand, wer hat welchen Kommentar eingearbeitet. Dieser Aufwand verschwindet nicht vollständig, aber er sinkt drastisch, weil alle auf denselben Stand schauen.
Der Funktionsblock, der im Mittelstand am meisten Wirkung zeigt und am seltensten richtig genutzt wird, ist das Design-System. Gemeint ist eine gepflegte Sammlung aus Farben, Schriftstufen, Abständen, Symbolen und Bausteinen, auf die alle Dateien verweisen. Der Nutzen ist unmittelbar messbar: Ein neues Formular entsteht in Minuten statt in Stunden, weil Eingabefelder, Schaltflächen und Fehlermeldungen schon existieren. Eine Änderung an der Hausfarbe wirkt auf alle Dateien statt auf eine Liste von vergessenen Ausnahmen. Und die Entwicklung baut gegen benannte Werte statt gegen abgelesene Zahlen.
Der Aufwand liegt nicht im Anlegen, sondern in der Pflege. Ein Design-System braucht eine verantwortliche Person, eine Regel für Erweiterungen und eine Entscheidung darüber, wie Abweichungen behandelt werden. Ohne diese Rolle entsteht innerhalb eines Jahres das, was wir in Projekten regelmäßig vorfinden: vier Varianten derselben Schaltfläche, zwei konkurrierende Farbpaletten und eine Bibliothek, die niemand mehr aktualisiert, weil jede Aktualisierung irgendwo etwas kaputt macht. Planen Sie diese Rolle mit einem kleinen, aber verbindlichen Zeitanteil ein – sie entscheidet darüber, ob das Werkzeug Nutzen bringt oder nur Dateien produziert.
Der letzte Funktionsblock betrifft die Brücke zur Umsetzung, und hier ist eine nüchterne Einordnung nötig. Ein Prototyp in der Plattform sieht aus wie eine fertige Anwendung, ist aber keine: Es gibt keine echten Daten, keine Rechteprüfung, keine Fehlerbehandlung, keine Anbindung an Ihre Systeme. Das ist kein Mangel, sondern der Zweck – ein Prototyp soll Annahmen prüfen, nicht Software ersetzen. In Projekten entstehen Probleme immer dann, wenn diese Grenze in der Kommunikation verschwimmt und eine Geschäftsführung nach einer beeindruckenden Vorführung annimmt, das Produkt sei fast fertig.
Für die Übergabe gilt das Umgekehrte: Sie ist besser, als viele Entwicklungsteams erwarten. Wenn Bausteine im Entwurf mit den entsprechenden Bausteinen im Quellcode verknüpft sind, sieht die Entwicklung nicht nur Maße, sondern den Namen des Elements, das sie verwenden soll. Damit verschiebt sich die Diskussion von Pixeln zu Verhalten, und genau das ist der Punkt, an dem Zusammenarbeit funktioniert. Diese Verknüpfung ist Einrichtungsaufwand und lohnt sich ab dem Moment, in dem Sie ein eigenes Produkt kontinuierlich weiterentwickeln.
Ein dritter Punkt betrifft die Barrierefreiheit. Die Plattform hilft beim Prüfen von Kontrasten, Schriftgrößen und Reihenfolgen, und Erweiterungen ergänzen das um weitere Prüfungen. Ersetzen kann das keine fachliche Prüfung, aber es verschiebt den Aufwand nach vorn – und für Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber bedienen oder von den Anforderungen an barrierefreie Produkte betroffen sind, ist das ein konkreter, kalkulierbarer Vorteil. Nehmen Sie diese Prüfungen in Ihre Gestaltungsrichtlinie auf, statt sie am Ende der Umsetzung zu entdecken.
Vorweg eine Einordnung, die wir in jedem Projekt aussprechen: Die KI-Funktionen ersetzen keine Gestaltungskompetenz, sie verkürzen Vorlauf und Fleißarbeit. Ein erzeugter Entwurf ist ein Ausgangspunkt mit erkennbarer Handschrift generischer Muster – brauchbar, um eine Diskussion zu starten, unbrauchbar als Ergebnis. Wer die Funktionen als Ersatz für Fachleute einkauft, wird enttäuscht. Wer sie als Beschleuniger für die ersten zwanzig und die letzten zwanzig Prozent einer Aufgabe einsetzt, erlebt einen deutlichen Effekt.
Aus unseren Projekten lassen sich vier Stellen benennen, an denen die KI-Funktionen zuverlässig Zeit sparen. Die erste ist der erste Entwurf. Nicht weil das Ergebnis gut wäre, sondern weil die Diskussion sofort konkret wird. Ein Fachbereich, der auf einen groben Entwurf schaut, äußert innerhalb von zwei Minuten präzise Anforderungen, die er auf eine Frage hin nicht formuliert hätte. Der Entwurf ist in diesem Fall ein Gesprächsanlass, und als solcher außerordentlich wirksam.
Die zweite Stelle sind Inhalte statt Platzhalter. Entwürfe mit sinnlosen Blindtexten verführen zu Fehleinschätzungen, weil niemand sieht, dass die Produktbezeichnung in der Realität dreimal so lang ist. Plausible Inhalte, in Sekunden erzeugt und angepasst, verhindern eine ganze Klasse von späteren Überraschungen. Die dritte Stelle ist die Nachbereitung von Workshops: Das Übertragen von Notizzetteln in eine strukturierte Zusammenfassung ist eine klassische Aufgabe, die entweder Stunden kostet oder nie stattfindet. Die vierte Stelle ist das Aufräumen – automatische Benennung von Ebenen, Auffinden vorhandener Bausteine, Freistellen von Bildern. Unspektakulär, aber über ein Jahr gerechnet der größte Einzelposten.
Wir empfehlen, genau diese vier Punkte vor der Einführung zu quantifizieren, mit einer einfachen Schätzung: Wie viele Workshops pro Quartal, wie viele neue Bildschirmentwürfe pro Monat, wie viele Materialvarianten pro Kampagne? Die Rechnung braucht keine Genauigkeit auf zwei Stellen, aber sie verhindert, dass eine Entscheidung auf Begeisterung statt auf Bedarf beruht – und sie gibt Ihnen nach zwölf Monaten eine Grundlage für die Frage, ob sich der Aufpreis für KI-Funktionen gelohnt hat.
Drei Enttäuschungen sehen wir regelmäßig, und alle drei sind vorhersehbar. Die erste betrifft die Bindung an das eigene Erscheinungsbild. Erzeugte Entwürfe greifen nicht automatisch und nicht vollständig auf Ihr Design-System zu; je nach Funktion und Einrichtung entsteht ein Ergebnis in generischer Formensprache, das anschließend auf Ihre Bausteine umgestellt werden muss. Dieser Umstellungsaufwand kann den Zeitgewinn auffressen. Prüfen Sie deshalb im Pilotbetrieb ausdrücklich, wie gut die Erzeugung mit Ihrer eigenen Bibliothek arbeitet – das ist der entscheidende Qualitätsunterschied und nicht die Schönheit der Beispielbilder.
Die zweite Enttäuschung betrifft den erzeugten Code. Lauffähige Ergebnisse aus einer Beschreibung sind beeindruckend und für Prototypen, interne Werkzeuge und Abstimmungen ausgesprochen nützlich. Als Grundlage für ein Produkt, das Sie fünf Jahre pflegen, sind sie mit Vorsicht zu behandeln: Struktur, Abhängigkeiten, Testbarkeit und Sicherheitsfragen entsprechen nicht dem, was ein Entwicklungsteam erwarten würde. Behandeln Sie solche Ergebnisse als Wegwerfmaterial mit hohem Erkenntniswert, und treffen Sie die Entscheidung über eine Weiterverwendung bewusst und dokumentiert.
Die dritte Enttäuschung betrifft deutschsprachige Inhalte und Fachsprache. Die Textwerkzeuge arbeiten in der Regel gut, aber sie kennen Ihre Branchenbegriffe nicht. In technischen Feldern mit eigener Nomenklatur – Landtechnik, Maschinenbau, Medizintechnik – entstehen Formulierungen, die plausibel klingen und fachlich falsch sind. Das ist kein Grund, auf die Funktion zu verzichten, wohl aber ein Grund für eine Regel: Erzeugte Texte für Kundschaft gehen nie ohne fachliche Freigabe hinaus. Diese Regel kostet nichts und verhindert peinliche Fehler.
Der wichtigste technische Punkt in diesem Kapitel ist kein Funktionsmerkmal, sondern eine Einstellung. KI-Funktionen verarbeiten Ihre Dateiinhalte – Entwürfe, Texte, Notizen, Bilder – und dafür werden je nach Funktion Modelle von Drittanbietern genutzt. Zwei Fragen sind daran zu stellen und beide vertraglich zu beantworten. Erstens: Werden Ihre Inhalte zur Verbesserung allgemeiner Modelle verwendet? Es existieren Einstellungen dafür, und die Voreinstellung kann sich nach Vertragsstufe unterscheiden – prüfen Sie das für Ihre konkrete Stufe und lassen Sie sich den Ausschluss vertraglich zusichern, statt sich auf eine Produktseite zu verlassen. Zweitens: Wie lange speichern die beteiligten Modellanbieter Eingaben, und wo verarbeiten sie? Diese Antwort gehört in Ihre Subprozessorenliste.
Praktisch bedeutet das drei Aufgaben vor der Freigabe. Erstens die zentrale Einstellung prüfen und dokumentiert setzen, statt sie jeder einzelnen Person zu überlassen – auf niedrigen Vertragsstufen ist genau das der Fall, und damit haben Sie keine belastbare Aussage darüber, was mit Ihren Inhalten passiert. Zweitens eine Regel für sensible Inhalte: Welche Projekte dürfen mit KI-Funktionen bearbeitet werden und welche nicht? Ein Entwurf für ein noch nicht angekündigtes Produkt oder eine Anwendung mit echten Patientendaten als Beispielinhalt gehört in die zweite Gruppe. Drittens Transparenz gegenüber der Belegschaft: Welche Funktionen sind aktiv, was passiert mit Eingaben, und wo kann man nachfragen? Diese drei Aufgaben sind an einem Nachmittag erledigt und ersparen Ihnen die unangenehme Variante derselben Diskussion nach sechs Monaten.
Beginnen wir mit der wichtigsten Gruppe, weil sie nicht als Integration wahrgenommen wird: dem Identitätsdienst. Anmeldung über den zentralen Verzeichnisdienst, automatische Bereitstellung und Entziehung von Konten, Zuordnung von Rollen über Gruppen – das ist keine Komfortfunktion, sondern die Voraussetzung dafür, dass das Werkzeug überhaupt in Ihre Systemlandschaft gehört. Solange sich Beschäftigte mit eigenen Kennungen anmelden, weiß Ihre IT nicht, wer Zugriff auf Kundenprojekte hat, kann Konten beim Austritt nicht zuverlässig schließen und hat keinen Zugriff auf Inhalte, die im Unternehmensinteresse entstanden sind. In welcher Vertragsstufe diese Funktionen liegen, entscheidet damit über die Ebene, unabhängig von allen Gestaltungsfunktionen.
Die dritte Gruppe betrifft die Umsetzung. Über eine Verknüpfung zwischen Bausteinen im Entwurf und Bausteinen im Quellcode entsteht eine verbindliche Zuordnung: Die Entwicklung liest nicht Maße ab, sondern erfährt, welches Element aus der eigenen Bibliothek zu verwenden ist. Eine Anbindung an Werkzeuge zur Darstellung von Bausteinen im Code – in der Frontend-Entwicklung verbreitet – schließt den Kreis in der anderen Richtung. Für Unternehmen mit eigener Softwareentwicklung ist das der Punkt, an dem die Plattform aufhört, ein Gestaltungswerkzeug zu sein, und Teil der Entwicklungskette wird.
Hinzu kommen eine programmierbare Schnittstelle für den Zugriff auf Dateiinhalte, Kommentare und Bibliotheken, Ereignisbenachrichtigungen für Automatisierungen und die Möglichkeit, Gestaltungswerte maschinenlesbar zu exportieren. Damit lassen sich Abläufe bauen, die in Mittelstandsprojekten echten Nutzen bringen: Farben und Abstände automatisch in das Quellcodeverwaltungssystem übertragen, bei Änderung einer Bibliothek eine Benachrichtigung auslösen, Symbole in verschiedene Formate exportieren. Diese Abläufe lassen sich mit Automatisierungsplattformen verbinden. Behandeln Sie jede solche Automatisierung als kleines Softwareprojekt mit Lebenszyklus – ein Zugriffsschlüssel, der zwei Jahre unbemerkt in einem Ablauf liegt, ist ein Sicherheitsrisiko, kein Werkzeug.
Die vierte Gruppe sind Erweiterungen und Widgets. Der Bestand ist groß und deckt Spezialaufgaben ab, die kein Hersteller alle selbst bauen würde. Für die Bewertung ist wichtig zu verstehen, was eine Erweiterung technisch ist: Fremdsoftware, die im Kontext Ihrer Datei läuft und auf deren Inhalte zugreift. Für ein Unternehmen mit Kundenprojekten in den Dateien ist das eine Freigabeentscheidung, keine Geschmacksfrage. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Vertragsstufe erlaubt, Erweiterungen zentral zu genehmigen oder zu sperren, und legen Sie eine kurze Liste geprüfter Erweiterungen fest. Eine Sperrung ohne Alternative funktioniert nicht; eine Freigabeliste mit fünf geprüften Einträgen funktioniert sehr gut.
Die fünfte Gruppe ist die, die in Marktübersichten fehlt: die Verbindung zu Ihren eigenen Fachsystemen. Eine Design-Plattform weiß nichts über Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihre Produktdaten oder Ihre Preislogik. Wenn Sie Entwürfe mit realistischen Produktdaten füllen wollen – und das ist bei Katalogen, Konfiguratoren und Portalen ein echter Bedarf –, braucht es entweder eine Erweiterung, die Daten aus einer Tabelle einliest, oder eine eigene kleine Anbindung über die Schnittstelle. Beides ist machbar, beides ist Aufwand, und beides sollte im Projektplan stehen, statt im Betrieb improvisiert zu werden.
Zwei Prüfpunkte gehören abschließend in jede Integrationsbetrachtung. Erstens: Jede Integration verlängert die Kette der Systeme, die Ihre Inhalte sehen. Ein Chatsystem, das Vorschaubilder erzeugt, speichert diese Vorschaubilder. Eine Wissensablage, die Entwürfe einbettet, greift auf die Datei zu. Diese Kette gehört in Ihr Verarbeitungsverzeichnis, nicht in eine Fußnote. Zweitens: Integrationen brauchen Eigentümerschaft. Benennen Sie eine Person, die weiß, welche Anbindungen aktiv sind, welche Zugriffsschlüssel existieren und wann sie zuletzt geprüft wurden. In den Projekten, in denen wir später Sicherheitsvorfälle aufarbeiten mussten, fehlte fast immer genau diese Person – nicht die Technik.
Die wichtigste Unterscheidung im Markt ist technischer Natur und hat unmittelbare organisatorische Folgen. Auf der einen Seite stehen Werkzeuge, die vollständig im Browser arbeiten und deren Dateien auf einem Server des Anbieters liegen. Auf der anderen Seite stehen Werkzeuge, die lokal installiert werden und deren Dateien in Ihrer eigenen Ablage liegen – wobei die meisten inzwischen eine Cloudkomponente für Zusammenarbeit ergänzt haben.
Die Browser-Variante hat drei Vorteile: Zusammenarbeit funktioniert ohne Einrichtung, Beteiligte ohne Lizenz können mit einer Verknüpfung teilnehmen, und es gibt keine Versionskonflikte. Die Nachteile sind ebenso deutlich: Ihre Gestaltungsdateien liegen bei einem Anbieter, der Zugriff hängt an der Verfügbarkeit des Dienstes, und Freigaben sind ein Klick weit entfernt. Die lokale Variante dreht diese Bilanz um – mehr Kontrolle, mehr Reibung. Für die Auswahl folgt daraus eine klare Logik: Wenn Zusammenarbeit über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen der eigentliche Zweck ist, führt der Weg zur Browser-Variante. Wenn Datenhoheit die harte Anforderung ist, führt er zu einem selbst betreibbaren Werkzeug – und damit zu deutlich weniger Funktionsumfang.
Adobe XD ist der Wettbewerber, den es praktisch nicht mehr gibt. Das Produkt wird nicht weiterentwickelt und steht nicht mehr als eigenständige Neuanschaffung im Mittelpunkt. Für Unternehmen, die noch damit arbeiten, ist das eine Migrationsaufgabe mit Frist, keine Wahlmöglichkeit. Aus dem Adobe-Umfeld bleiben die klassischen Programme für Grafik, Bild und Druckvorstufe relevant – aber in einer anderen Aufgabendomäne, nicht als Ersatz für eine Kollaborationsplattform.
Sketch ist der Klassiker der Bildschirmgestaltung, in der Bedienung geschätzt und mit einem eigenen Lizenzmodell, das Unternehmen mit Abneigung gegen Abonnements entgegenkommt. Die Einschränkung ist erheblich: Die Bearbeitung ist auf macOS gebunden. Für gemischte Landschaften mit Windows-Arbeitsplätzen in Fachbereichen ist das in der Praxis ein Ausschlusskriterium, weil genau die Beteiligten außerhalb der Gestaltung nicht mitarbeiten können.
Penpot ist für datenschutzsensible Organisationen im DACH-Raum der wichtigste Prüfpunkt, weil es das einzige ernsthafte quelloffene Werkzeug dieser Kategorie ist, das sich selbst betreiben lässt. Damit ändert sich die datenschutzrechtliche Ausgangslage grundlegend: Die Dateien liegen dort, wo Sie sie hinlegen. Funktional ist der Abstand zur Marktspitze vorhanden, insbesondere bei KI-Funktionen, bei der Reife der Design-System-Werkzeuge und beim Umfang der Erweiterungen. Für Organisationen, deren Anforderung mit Verarbeitung in eigener Infrastruktur beginnt, ist dieser Abstand oft der akzeptable Preis – prüfen Sie es an einem echten Projekt und nicht an einer Funktionsliste.
Canva ist der Wettbewerber, der am häufigsten falsch verglichen wird. Es ist kein Werkzeug für Produktgestaltung, sondern eines für schnelles, markenkonformes Material durch Personen ohne Gestaltungsausbildung – Präsentationen, Beiträge für soziale Netzwerke, Aushänge, einfache Druckstücke. In dieser Rolle ist es stark und in vielen Mittelstandsunternehmen bereits im Einsatz. Die Überschneidung mit einer Design-Plattform betrifft nur den Marketingbereich. Unsere Empfehlung in solchen Fällen lautet meist nicht entweder oder, sondern eine bewusste Arbeitsteilung: Produkt- und Portalgestaltung in der Design-Plattform, Alltagsmaterial im Marketingwerkzeug – mit einem gemeinsamen Erscheinungsbild als Klammer.
Framer und vergleichbare Werkzeuge zielen auf einen anderen Punkt: Gestaltung und Veröffentlichung einer Website in einem Schritt. Wenn Ihr Bedarf tatsächlich lautet, eine Unternehmensseite oder Kampagnenseite ohne Entwicklungsprojekt zu veröffentlichen, ist das die kürzere Strecke. Für Anwendungen mit Anmeldung, Fachlogik und Anbindung an Ihre Systeme bleibt es bei einem Entwicklungsprojekt – und dort ist die Design-Plattform der Entwurfs- und Übergabeort, nicht die Veröffentlichungsplattform.
Das folgende Vorgehen hat sich in Mittelstandsprojekten bewährt. Es beginnt bewusst nicht mit der Technik, sondern mit der Bestandsaufnahme.
Der laufende Betrieb dreht sich bei einer Cloudplattform im Kern um eine Frage: Wer kann was sehen? Die Antwort entsteht nicht aus einer Einstellung, sondern aus dem Zusammenspiel von Arbeitsbereichsrechten, Projektrechten, Dateirechten und Freigabeverknüpfungen – und die Verknüpfung ist der schwächste Punkt, weil sie sich in einer Sekunde erzeugen und in einer Chatnachricht weitergeben lässt. In unseren Projekten ist die häufigste Datenschutzfindung nicht ein Angriff, sondern ein Entwurf mit Kundendaten, dessen Verknüpfung vor einem Jahr in einem Angebot verschickt wurde und der weiterhin für jeden erreichbar ist, der sie hat.
Fünf Aufgaben sollten einer benannten Rolle zugeordnet sein – in der Regel einer Person in der IT gemeinsam mit einer fachlichen Ansprechperson:
Zur Aufbewahrung eine konkrete Empfehlung, weil sie in Projekten fast immer fehlt. Legen Sie drei Stufen fest. Stufe eins, aktive Vorhaben: offen zugänglich für das Team, mit voller Versionshistorie. Stufe zwei, abgeschlossene Vorhaben: in ein Archivprojekt verschoben, schreibgeschützt, externe Freigaben aufgehoben. Stufe drei, endgültige Ergebnisse: als exportierte Dateien in Ihrer eigenen Ablage, unabhängig vom Werkzeug – das ist die Stufe, die bei einem Anbieterwechsel oder einer Auskunftsanfrage zählt. Diese Dreiteilung ist einfach zu erklären, technisch mit Bordmitteln umsetzbar und in Datenschutzgesprächen gut vertretbar.
Wenn Sie aus einem anderen Werkzeug kommen, ist die Migration selten ein Import, sondern meist eine Neuanlage mit Übernahme des Wichtigsten. Entwürfe lassen sich in unterschiedlicher Qualität übernehmen; Bausteine, Varianten und die Logik eines Design-Systems in der Regel nicht vollständig. Unsere Empfehlung aus mehreren solchen Projekten: Migrieren Sie nicht den Bestand, sondern das lebende Material. Übernehmen Sie die Gestaltungsgrundlagen und die Bausteine, die Sie aktiv nutzen, bauen Sie diese neu und sauber auf, und lassen Sie den historischen Bestand als exportiertes Archiv liegen.
Diese Vorgehensweise fühlt sich zunächst nach Mehraufwand an und ist in der Summe der günstigere Weg, weil ein halb migriertes Design-System dauerhaft Reibung erzeugt: Bausteine, die fast funktionieren, Namen, die nicht zur neuen Logik passen, Abhängigkeiten, die niemand versteht. Planen Sie für die Neuanlage der Grundlagen einige Tage, nicht Wochen – und nutzen Sie die Gelegenheit, Altlasten nicht mitzunehmen. Ein Werkzeugwechsel ist die einzige Situation, in der eine Aufräumaktion politisch leicht durchsetzbar ist.
Ein dritter Punkt betrifft die Schulung. Die Plattform ist für gestaltende Personen intuitiv und für Fachbereiche zunächst ungewohnt, weil sie einer Zeichenanwendung ähnelt und wie ein Dokument benutzt werden soll. Wir empfehlen zwei getrennte Formate: eine kurze Einführung für Betrachtende und Kommentierende, die nur drei Dinge erklärt – finden, kommentieren, Werte ablesen –, und eine ausführlichere Einarbeitung für die gestaltenden Rollen. Der Fehler, alle in dieselbe zweistündige Schulung zu setzen, führt verlässlich dazu, dass die Fachbereiche danach nichts nutzen.
Das erste Muster ist die Abstimmungsverkürzung. In einem Industriebetrieb mit einem Serviceportal dauerte eine Abstimmungsrunde zwischen Fachbereich, Geschäftsführung und Dienstleister regelmäßig zwei Wochen, weil Entwürfe als Bildschirmfotos in Präsentationen wanderten und Rückmeldungen in E-Mails zurückkamen. Nach der Umstellung auf eine gemeinsame Fläche mit Kommentaren am Element lag eine Runde bei zwei Tagen. Der Effekt entstand nicht durch bessere Gestaltung, sondern dadurch, dass Rückmeldung und Gegenstand nicht mehr getrennt waren – und dass niemand mehr fragen musste, welche Fassung aktuell ist.
Das zweite Muster ist die Entlastung der Agenturbeziehung. Ein Handelsunternehmen beauftragte für jede Anzeigenvariante und jede Formatanpassung den Dienstleister, was bei Kampagnen mit sechs Formaten in drei Sprachen erhebliche Kosten und Wartezeiten verursachte. Nach dem Aufbau einer Vorlagenbibliothek und einer kurzen Einarbeitung erzeugt das Marketingteam Varianten selbst, während die Agentur die Grundgestaltung und die Freigabe übernimmt. Wichtig ist die Rollenklärung: Die Agentur verliert nicht Arbeit, sondern die unattraktivste Arbeit – und das ist der Grund, warum diese Umstellung meist auf Zustimmung trifft.
Das dritte Muster ist die Sichtbarkeit vor der Investition. Ein Maschinenbauer wollte ein Ersatzteilportal bauen und hatte zwei konkurrierende Vorstellungen im Haus. Statt eine Entscheidung im Sitzungssaal zu erzwingen, entstanden innerhalb weniger Tage zwei Prototypen, die mit acht Bestandskunden getestet wurden. Das Ergebnis war eindeutig und für beide Lager überraschend. Der Wert lag nicht in den Entwürfen, sondern darin, dass eine sechsstellige Entwicklungsentscheidung auf Beobachtung statt auf Meinung beruhte. Diesen Effekt halten wir für den wirtschaftlich wichtigsten der ganzen Werkzeugkategorie.
Vier Fehler sehen wir wiederholt, und alle vier sind organisatorisch. Der erste ist der Einkauf ohne Rolle: Lizenzen werden beschafft, aber niemand ist für Struktur, Bibliothek und Rechte verantwortlich. Nach einem Jahr existieren dreihundert Dateien mit Namen wie einer Datumsangabe und einer Initiale, und die Suche funktioniert nicht mehr. Der zweite ist die Gestaltung ohne Fachbereich: Entwürfe entstehen in einer Abteilung und werden am Ende vorgelegt, womit die gesamte Abstimmungsstärke der Plattform verschenkt ist. Beteiligen Sie Fachbereiche früh und mit der günstigen betrachtenden Rolle – das kostet fast nichts und ist der eigentliche Zweck des Werkzeugs.
Der dritte Fehler ist die Verwechslung von Prototyp und Produkt. Eine beeindruckende Vorführung erzeugt in Geschäftsführungen die Erwartung, es sei fast fertig. Sagen Sie bei jeder Vorführung denselben Satz: Was Sie sehen, ist eine Attrappe zur Prüfung von Annahmen, und die Umsetzung beginnt danach. Der vierte Fehler ist die fehlende Regel für Inhalte: echte Kundendaten in Entwürfen, Kundennamen in öffentlich freigegebenen Dateien, Preislisten in Präsentationen mit offener Verknüpfung. Dieser Fehler ist der teuerste, weil er keine Unannehmlichkeit erzeugt, sondern einen meldepflichtigen Vorfall.
Der Nutzen lässt sich dennoch benennen und messen, und wir empfehlen, das vor der Einführung schriftlich zu fixieren: Dauer einer Abstimmungsrunde, Zahl der Rückfragen aus der Entwicklung je Vorhaben, Anteil des Materials, das ohne externen Dienstleister entsteht, und Zeit von der Idee bis zum vorzeigbaren Entwurf. Vier Zahlen, geschätzt statt gemessen, reichen aus – damit nach zwölf Monaten überprüfbar ist, ob die Erwartung eingetreten ist.
Zunächst zu den Kosten. Die Gesamtkosten setzen sich aus fünf Blöcken zusammen, von denen nur der erste auf einem Angebot steht.
Diesen Kosten steht ein Nutzen gegenüber, der sich benennen lässt: kürzere Abstimmungen, weniger Rückfragen in der Umsetzung, geringere Fehlerkosten durch frühes Testen, weniger externe Beauftragung für Materialvarianten und ein Erscheinungsbild, das nicht in jedem Projekt neu verhandelt wird. Wir empfehlen, diese Nutzenerwartung vor der Einführung schriftlich zu fixieren, damit sie nach zwölf Monaten überprüfbar ist – gerade weil der Nutzen bei diesem Werkzeugtyp echt, aber diffus ist und sich ohne Messpunkte nicht gegen die Rechnung verteidigen lässt.
Die datenschutzrechtliche Ausgangslage ist bei einem US-amerikanischen Anbieter strukturell anspruchsvoller als bei einem europäischen, und zwar unabhängig von der Qualität des Produkts. Vier Punkte sind zu klären.
Erstens der Verarbeitungsort. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, wo Dateien, Vorschaubilder, Kommentare, Versionshistorien, Protokolle, Sicherungen und KI-Eingaben gespeichert und verarbeitet werden. Ob eine EU-Datenresidenz angeboten wird, ab welcher Vertragsstufe sie gilt und ob sie sämtliche Verarbeitungsschritte einschließlich der eingesetzten Modelle umfasst, ist beim Anbieter zu prüfen und gehört in die Vertragsunterlagen – nicht in eine Vermutung aus einer Produktseite. Achten Sie besonders auf die Unterscheidung zwischen Speicherort und Verarbeitungsort: Daten können in der EU liegen und dennoch für Verarbeitungsschritte, Diagnose oder Support in ein Drittland übermittelt werden.
Zweitens die Transfergrundlage. Wenn Daten das EU-Gebiet verlassen können, brauchen Sie eine tragfähige Grundlage. In Betracht kommen die EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit einer dokumentierten Abschätzung der Übermittlungsfolgen sowie – bei zertifizierten Unternehmen – der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework. Prüfen Sie im Einzelfall, ob der konkrete Vertragspartner zertifiziert ist, für welche Datenarten die Zertifizierung gilt und ob sie aktuell ist. Prüfen Sie außerdem, ob Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU sitzen und wie deren Transfer abgesichert ist. Diese Unterlagen existieren bei etablierten Anbietern in der Regel; die Aufgabe besteht darin, sie einzuholen, zu prüfen und in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren.
Drittens die Subprozessoren. Eine Design-Plattform mit KI-Funktionen besteht technisch aus mehreren Bausteinen: Infrastruktur, Bildverarbeitung, Sprachmodelle für Text und Erzeugung, gegebenenfalls weitere Dienste für Suche und Analyse. Jeder dieser Bausteine kann von einem anderen Unternehmen stammen. Fragen Sie deshalb ausdrücklich: Welche Anbieter sind beteiligt, wo verarbeiten sie, wie lange speichern sie Eingaben, und ist eine Nutzung zu Trainingszwecken vertraglich ausgeschlossen? Verlangen Sie die Antwort als Vertragsanlage, nicht als E-Mail. Dieser Punkt ist bei KI-Funktionen der Unterschied zwischen einer belastbaren und einer unvollständigen Dokumentation.
Viertens die Frage des Selbstbetriebs. Ein Betrieb in eigener Infrastruktur ist bei Diensten dieser Art nicht vorgesehen und wird es voraussichtlich nicht werden. Wer Datenhoheit im engen Sinne benötigt – Verarbeitung ausschließlich in eigener oder beauftragter Infrastruktur –, findet die Lösung nicht in Vertragsanlagen, sondern nur in einem anderen Ansatz. Im Segment der Design-Werkzeuge ist eine quelloffene, selbst betreibbare Plattform der naheliegende Prüfpunkt; der Preis dafür ist Betriebsverantwortung, ein schmalerer Funktionsumfang und ein deutlich geringeres Angebot an KI-Funktionen. Für besonders sensible Vorhaben ist dieser Weg dennoch häufig die vertretbare Option – und er lässt sich mit einem kommerziellen Werkzeug für unkritische Projekte kombinieren, sofern Sie die Trennung organisatorisch durchhalten.
Bei Werkzeugen dieser Kategorie wird die Datenschutzdiskussion häufig auf den Anbieterstandort verkürzt, und damit wird die wichtigere Frage übersprungen: Was liegt eigentlich in den Dateien? In unserer Erfahrung sind es vier Kategorien, die alle eine eigene Bewertung verlangen. Erstens Gestaltungsmaterial ohne Personenbezug – unkritisch, aber möglicherweise Geschäftsgeheimnis. Zweitens Beispielinhalte, die in erschreckend vielen Fällen echte Kundendaten sind. Drittens Kommentare, die Entscheidungen, Bewertungen und gelegentlich Aussagen über Personen enthalten. Viertens Workshop-Inhalte auf der Whiteboard-Fläche, die regelmäßig Namen, Einschätzungen und interne Konflikte abbilden.
Diese vier Kategorien lassen sich unterschiedlich behandeln, und genau darin liegt die praktikable Lösung. Gestaltungsmaterial kann in der Plattform bleiben. Beispielinhalte lassen sich durch einen gepflegten Satz künstlicher Daten vollständig ersetzen – die Textwerkzeuge sind dafür ideal geeignet. Kommentare sollten nach Projektabschluss mit der Datei archiviert und nicht dauerhaft offen gehalten werden. Workshop-Inhalte gehören nach der Auswertung in Ihre Wissensablage und die Fläche selbst ins Archiv. Vier Regeln, in einer halben Seite formulierbar, und Sie haben den größten Teil des Risikos adressiert, ohne das Werkzeug unbrauchbar zu machen.
Ein zusätzlicher Punkt betrifft Bild- und Nutzungsrechte bei generierten Inhalten. Wenn KI-Funktionen Bilder oder Bildbestandteile erzeugen, stellt sich die Frage nach Nutzungsrechten, insbesondere bei kommerzieller Verwendung und bei Markenmaterial. Lassen Sie sich vom Anbieter bestätigen, welche Rechte Sie an generierten Ergebnissen haben, ob eine Freistellung bei Ansprüchen Dritter zugesagt wird und ob es Einschränkungen für bestimmte Verwendungen gibt. Für Material, das in Kampagnen oder auf Produkten erscheint, empfehlen wir zusätzlich eine interne Freigabestufe – erzeugte Bilder gehen nicht ungeprüft in die Öffentlichkeit.
Der dritte Themenblock betrifft das Verhältnis zur Arbeitnehmervertretung. Eine Design-Plattform ist kein Überwachungswerkzeug, und die Diskussion fällt deutlich milder aus als bei Systemen, die Gespräche aufzeichnen. Sie ist aber nicht gegenstandslos: Die Plattform protokolliert Aktivitäten, zeigt an, wer wann in welcher Datei war, und höhere Vertragsstufen bieten Nutzungsanalysen. Damit besteht eine Eignung, Verhalten und Leistung von Beschäftigten abzubilden, und nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz ist die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen eröffnet, die dazu geeignet sind – unabhängig davon, ob Sie diese Nutzung beabsichtigen.
Praktisch bedeutet das: Vor der Einführung steht eine Verständigung. Sie sollte regeln, welche Protokolle und Analysen ausgewertet werden, zu welchem Zweck, in welcher Aggregation und wer Zugriff hat, dass eine personenbezogene Leistungsbewertung auf Basis dieser Daten ausgeschlossen ist und wie lange Protokolle aufbewahrt werden. Unsere Erfahrung aus Projekten ist eindeutig: Diese Verständigung ist bei einem Gestaltungswerkzeug in wenigen Gesprächen zu erreichen – sofern sie am Anfang steht und nicht nach einem Rollout nachgeholt werden muss.
Sechs Punkte gehören schließlich in jede Einführung. Erstens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit allen Anlagen, abgeschlossen und im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert, einschließlich der Bewertung des Drittlandtransfers auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Zweitens die zentral gesetzte und dokumentierte Einstellung zur Verwendung Ihrer Inhalte für Modelltraining. Drittens eine Regel für Inhalte in Entwürfen, insbesondere das Verbot echter Personendaten als Beispielinhalte. Viertens ein Freigabekonzept mit Begrenzung offener Verknüpfungen und jährlicher Prüfung. Fünftens ein Aufbewahrungs- und Archivierungskonzept, das die Plattform selbst nicht mitbringt. Sechstens die Verständigung mit der Arbeitnehmervertretung über Protokolle und Nutzungsanalysen.
Diese sechs Punkte lassen sich in wenigen Seiten abbilden und sind in überschaubarer Zeit erledigt, wenn sie zu Projektbeginn angegangen werden. Nachträglich sind sie deutlich aufwendiger, weil dann bereits hunderte Dateien existieren, Freigaben in Umlauf sind und Gewohnheiten entstanden sind. Der häufigste Fehler in Projekten dieser Art ist nicht die falsche Produktwahl, sondern der Start ohne Struktur – meist, weil das Werkzeug so harmlos aussieht und in zwanzig Minuten eingerichtet ist.
