Um GetMyInvoices richtig einzuordnen, lohnt ein Blick auf den Begriff der vorbereitenden Buchhaltung. Damit ist all das gemeint, was vor der eigentlichen Buchung geschieht: Belege einsammeln, prüfen, sortieren, mit den relevanten Daten anreichern und an die buchende Stelle – oft die Steuerberatung – übergeben. Genau in dieser Lücke zwischen dem Entstehen eines Belegs und seiner Verbuchung positioniert sich GetMyInvoices. Es ist damit weniger ein klassisches Buchhaltungsprogramm als vielmehr eine Beleg- und Rechnungsdrehscheibe, die den Weg des Dokuments von der Quelle bis in die Finanzsoftware organisiert und automatisiert.
Hinter dem Produkt steht mit der fino data services GmbH ein deutscher Anbieter aus der fino-Gruppe (im Umfeld der fino taxtech GmbH). fino ist im deutschen Fintech- und Tax-Tech-Umfeld etabliert und entwickelt Lösungen rund um Finanzdaten, Kontoanalyse und Steuerprozesse. Für Entscheiderinnen und Entscheider im DACH-Raum ist diese Herkunft relevant: Ein deutscher Anbieter, dessen Produkt von Beginn an auf die hiesige Buchhaltungs- und Compliance-Praxis – Stichworte DATEV, GoBD, DSGVO – ausgerichtet ist, spricht die Sprache seiner Kundschaft und seiner Steuerberater. Wie stark dieser Aspekt im Einzelfall wiegt, hängt von den konkreten Anforderungen ab; in Auswahlprojekten taucht er aber regelmäßig als Argument auf.
Der praktische Ausgangspunkt vieler Unternehmen ist ein verteiltes Belegchaos. Die Telefonrechnung liegt im Kundenportal des Providers, die Werbekosten im Konto der Suchmaschine, die Software-Abonnements in einem Dutzend einzelner Anbieter-Accounts, die Handwerkerrechnung als PDF im E-Mail-Anhang und die Tankquittung als Papierbeleg im Handschuhfach. Jede dieser Quellen hat eigene Login-Daten, eigene Rhythmen und eigene Formate. Der monatliche Aufwand, alles einzusammeln, ist erheblich – und fehleranfällig, weil einzelne Belege schlicht vergessen werden.
GetMyInvoices setzt genau hier an: Es verbindet sich mit den relevanten Quellen, ruft neue Belege selbstständig ab und legt sie zentral in einem einheitlichen, durchsuchbaren Dokumentenbestand ab. Aus vielen verstreuten Insellösungen wird ein einziger, geordneter Ort, an dem alle Rechnungen und Belege zusammenlaufen. Dieser Perspektivwechsel – weg vom manuellen Sammeln, hin zum automatischen Zulaufen – ist der eigentliche Kern des Produkts.
In Auswahlgesprächen werden drei Begriffe oft vermengt, die man auseinanderhalten sollte. Ein Belegmanagement-Tool wie GetMyInvoices konzentriert sich auf den Lebensweg von Rechnungen und Belegen: einsammeln, auslesen, kategorisieren, weiterreichen. Ein klassisches Dokumentenmanagement-System (DMS) denkt breiter und verwaltet alle Arten von Dokumenten eines Unternehmens – Verträge, Korrespondenz, technische Unterlagen – mit Versionierung, Rechtekonzept und revisionssicherer Langzeitarchivierung. Ein Buchhaltungsprogramm schließlich bucht die Geschäftsvorfälle tatsächlich und erstellt Auswertungen. GetMyInvoices ist auf den ersten dieser drei Bereiche fokussiert und will die beiden anderen nicht ersetzen, sondern bedienen: Es liefert die aufbereiteten Belege genau dorthin, wo gebucht und archiviert wird.
Wie bei den meisten Cloud-Diensten ist das Tarifmodell von GetMyInvoices abonnementbasiert und in mehrere Stufen gegliedert. Die Editionen unterscheiden sich typischerweise entlang einiger wiederkehrender Stellhebel: der Zahl der abzurufenden Belege beziehungsweise Dokumente pro Zeitraum, der Anzahl anbindbarer Belegquellen und Portale, der Zahl der Nutzerinnen und Nutzer, dem Umfang der verfügbaren Schnittstellen sowie dem Grad an Automatisierung und Zusatzfunktionen. Höhere Stufen öffnen in der Regel mehr Integrationen, mehr Automatisierung und Mehrmandantenfähigkeit.
Die kleineren Editionen richten sich an Selbstständige und kleine Betriebe, die vor allem ihre wiederkehrenden Rechnungen automatisch einsammeln und geordnet an ihre Steuerberatung übergeben wollen. Hier stehen der automatische Belegabruf und ein sauberer Export im Vordergrund, während der Funktionsumfang bewusst überschaubar bleibt. Die mittleren Stufen zielen auf den Mittelstand, bei dem mehr Belegquellen, mehr Nutzer, tiefere Integrationen in Buchhaltung und ERP sowie Freigabe- und Workflow-Themen relevanter werden. Die höchsten Ausbaustufen adressieren Steuerkanzleien und größere Organisationen, für die Mehrmandantenfähigkeit, umfangreiche API-Nutzung und die Verwaltung vieler Unternehmen unter einem Dach entscheidend sind.
Weil GetMyInvoices ein Cloud-Dienst ist, gibt es keine klassische Einmallizenz, sondern laufende Kosten pro Monat oder Jahr. Der Vorteil: geringe Einstiegshürde, planbare Kosten, keine eigene Server-Infrastruktur. Der Preis skaliert mit der Nutzung – wer viele Belege, viele Quellen und viele Mandanten hat, landet in höheren Stufen. Für eine belastbare Kalkulation führt kein Weg an einem an die eigenen Anforderungen angepassten Angebot des Anbieters vorbei.
GetMyInvoices positioniert sich als spezialisierte Brücke zwischen dem Unternehmen und seiner Buchhaltung beziehungsweise Steuerberatung. Es tritt weder als vollwertiges Buchhaltungsprogramm noch als umfassendes ECM/DMS an, sondern besetzt gezielt den Vorbereitungsschritt – das Einsammeln, Auslesen und Weiterreichen von Belegen. Diese Fokussierung ist Stärke und Grenze zugleich: Wer genau dieses Problem hat, bekommt eine schlanke, schnell nutzbare Lösung. Wer darüber hinaus die revisionssichere Langzeitarchivierung aller Unternehmensdokumente, ein umfassendes Vertragsmanagement oder die eigentliche Buchung sucht, braucht ergänzende Systeme – die GetMyInvoices über Schnittstellen bedient, aber nicht ersetzt.
Das Herzstück von GetMyInvoices ist der automatische Belegabruf. Nach einmaliger Hinterlegung der Zugangsdaten verbindet sich die Software mit den Online-Portalen und Kundenkonten der Lieferanten und lädt neue Rechnungen selbstständig herunter. Der Anbieter wirbt mit der Unterstützung einer sehr großen Zahl von Portalen und Diensten aus den unterschiedlichsten Bereichen – von Telekommunikation über Online-Marktplätze und Cloud-Software bis zu Werbe- und Zahlungsplattformen. Ergänzend lassen sich E-Mail-Postfächer anbinden, sodass Rechnungen, die als PDF-Anhang eintreffen, automatisch erkannt und übernommen werden. Auf diese Weise fließt ein großer Teil der wiederkehrenden Belege ohne manuelles Zutun in das System.
Für Belege, die nicht digital vorliegen, gibt es den klassischen Weg über Upload und Scan. Über eine Mobile App lassen sich Papierbelege abfotografieren und direkt einreichen; das ist besonders praktisch für Kassenbons, Bewirtungsbelege oder Tankquittungen unterwegs. Damit deckt GetMyInvoices die drei typischen Belegwege ab: den automatischen Abruf aus Portalen, den Zulauf per E-Mail und die manuelle Erfassung von Papier.
Neben dem automatischen Abruf legt GetMyInvoices Wert auf flexible Importwege. Belege lassen sich per Drag-and-drop hochladen, über eine dedizierte E-Mail-Adresse einsenden oder aus angebundenen Cloud-Speichern übernehmen. Alle so erfassten Dokumente landen in einem zentralen Bestand, in dem sie einheitlich behandelt werden – unabhängig davon, auf welchem Weg sie hereingekommen sind. Dieser gemeinsame Sammelpunkt ist die Voraussetzung dafür, dass nachgelagerte Schritte wie Auslesen, Kategorisieren und Export überhaupt konsistent funktionieren.
Im zentralen Bestand bietet GetMyInvoices Dokumentenmanagement-Funktionen, die auf den Belegkontext zugeschnitten sind: Volltext- und Feldsuche, Filter nach Lieferant, Zeitraum, Betrag oder Status, Kategorien und Tags sowie eine Statusverfolgung, die zeigt, welche Belege bereits weitergegeben, bezahlt oder offen sind. Für Teams lassen sich je nach Edition Rollen, Freigaben und Aufgaben abbilden, sodass etwa eine Prüfung vor der Weitergabe an die Buchhaltung erfolgt. Am Ende der Kette steht die strukturierte Übergabe – als Export in die Buchhaltungssoftware, als Übermittlung an die Steuerberatung oder über eine direkte Schnittstelle. Dieser durchgängige Fluss vom Beleg bis zur buchenden Stelle ist der eigentliche Mehrwert.
Sobald ein Beleg im System liegt, kommt die Texterkennung (OCR) zum Einsatz. Sie wandelt das Dokument – ob PDF oder Foto – in maschinenlesbaren Text um und extrahiert die relevanten Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Netto- und Bruttobetrag, Steuersätze, Fälligkeit und weitere Felder. Aus einem reinen Bild wird so ein strukturierter Datensatz, der sich weiterverarbeiten, durchsuchen und exportieren lässt. Diese Datenextraktion ist die Voraussetzung dafür, dass die nachgelagerten Schritte – Kategorisierung, Prüfung, Export an DATEV oder die Buchhaltung – überhaupt automatisiert ablaufen können.
Der Nutzen liegt auf der Hand: Ohne OCR müssten die Kennzahlen jeder Rechnung von Hand abgetippt werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Mit automatischer Extraktion reduziert sich die Arbeit im Idealfall auf ein kurzes Prüfen und Bestätigen der vorgeschlagenen Werte. Wichtig ist die realistische Erwartung: OCR liefert sehr gute, aber keine garantiert fehlerfreien Ergebnisse. Schlechte Scanqualität, ungewöhnliche Layouts oder handschriftliche Elemente können die Erkennung erschweren. Für buchhalterisch relevante Vorgänge bleibt daher ein Kontrollblick sinnvoll.
Über das reine Auslesen hinaus unterstützt GetMyInvoices die automatische Kategorisierung: Belege werden anhand ihrer Merkmale Lieferanten, Kategorien oder Kostenstellen zugeordnet, sodass sie geordnet in der Buchhaltung ankommen. Je regelmäßiger die gleichen Lieferanten und Belegtypen auftreten, desto besser lassen sich solche Zuordnungen automatisieren und über Regeln verfeinern. Ergänzend hilft eine Dublettenerkennung dabei, doppelt erfasste Belege zu identifizieren – etwa wenn dieselbe Rechnung sowohl per E-Mail eintrifft als auch aus dem Portal abgerufen wird. Das schützt vor doppelter Verbuchung und hält den Bestand sauber.
Der eigentliche Effizienzhebel entsteht, wenn sich wiederkehrende Abläufe über Regeln und Workflows abbilden lassen: Ein bestimmter Lieferant wird immer einer festen Kategorie zugeordnet, Belege ab einem gewissen Betrag durchlaufen eine Freigabe, geprüfte Rechnungen werden automatisch an die Buchhaltung übergeben. Je mehr dieser Schritte regelbasiert und automatisiert ablaufen, desto näher kommt man einer weitgehend berührungslosen Verarbeitung häufiger Standardbelege. Vollständige Dunkelverarbeitung ohne jeden manuellen Eingriff bleibt allerdings ein Ziel, dem man sich schrittweise nähert – abhängig von Belegvielfalt, Datenqualität und der Bereitschaft, Kontrollen an klar definierten Stellen zu bündeln statt bei jedem einzelnen Beleg.
Im deutschen Markt führt an DATEV kaum ein Weg vorbei, weil ein Großteil der Steuerberatung darauf arbeitet. GetMyInvoices adressiert dieses Umfeld gezielt: Belege und ausgelesene Daten lassen sich in einer für DATEV geeigneten Form bereitstellen, sodass die Steuerkanzlei die vorbereiteten Buchungsstapel und Belegbilder übernehmen kann. Für die vorbereitende Buchhaltung ist das der zentrale Übergabepunkt – hier entscheidet sich, ob der Datenfluss zwischen Unternehmen und Kanzlei reibungslos funktioniert. Der genaue Funktionsumfang der DATEV-Anbindung, etwa Formate und Automatisierungsgrad, sollte für die eigene Konstellation und in Abstimmung mit der Steuerberatung konkret geprüft werden.
Neben DATEV zielt GetMyInvoices auf die Anbindung gängiger Buchhaltungs- und Cloud-Finanzlösungen sowie ERP-Systeme. Der Anbieter wirbt mit einer Vielzahl von Schnittstellen zu Programmen aus dem Buchhaltungs-, Rechnungs- und Warenwirtschaftsumfeld, sodass sich der Belegfluss in die jeweils eingesetzte Finanz- oder Unternehmenssoftware verlängern lässt. Ergänzt wird das durch Anbindungen an Cloud-Speicher und teils an Zahlungs- und Banking-Funktionen, damit Belege nicht nur verbucht, sondern auch abgelegt und mit Zahlungen verknüpft werden können. Für individuelle Anforderungen steht darüber hinaus eine API zur Verfügung, über die sich GetMyInvoices in eigene Prozesse und Systeme einbinden lässt.
Ein wichtiger Baustein im deutschen Kontext ist der GoBD-Export. GetMyInvoices ermöglicht es, Belege und die zugehörigen Daten in einer strukturierten, prüfbaren Form zu exportieren, wie sie für eine GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung benötigt wird. Wichtig ist die Unterscheidung: Die Software liefert die technischen Voraussetzungen für einen sauberen Export – ob im Ergebnis tatsächlich GoBD-konform archiviert wird, hängt zusätzlich vom gewählten Archivsystem, von der Konfiguration, den Prozessen und einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation ab. GetMyInvoices ist dabei häufig ein Baustein in einer Kette, an deren Ende ein revisionssicheres Archiv oder das DATEV-Umfeld steht. Die abschließende Bewertung der Konformität gehört in die Hände der Steuerberatung.
Ein häufiger Vergleich ist der mit Candis, einer ebenfalls im deutschen Markt starken Lösung. Beide bewegen sich im Feld der Rechnungs- und Belegverarbeitung, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. GetMyInvoices betont besonders den automatischen Belegabruf aus einer großen Zahl von Online-Portalen und Quellen sowie die Rolle als Drehscheibe zur vorbereitenden Buchhaltung – das Einsammeln steht im Vordergrund. Candis legt seinen Fokus traditionell stärker auf die Rechnungsfreigabe, Zahlungssteuerung und den Buchungsvorschlag, also auf den internen Verarbeitungs- und Freigabeprozess der Kreditorenrechnungen. Vereinfacht gesagt: GetMyInvoices ist besonders stark darin, alle Belege überhaupt erst automatisiert zusammenzuführen, während Candis seine Stärken im nachgelagerten Genehmigungs- und Zahlungsworkflow ausspielt. Welche Betonung passt, hängt davon ab, wo im Prozess Ihr größter Schmerzpunkt liegt.
Noch wichtiger ist die Abgrenzung zum klassischen Dokumentenmanagement-System. Ein DMS wie d.velop, ELO, DocuWare oder ecoDMS verwaltet alle Dokumentarten eines Unternehmens, bietet Versionierung, ein feingranulares Rechtekonzept und – zentral – eine revisionssichere Langzeitarchivierung, die auf Jahre und Jahrzehnte ausgelegt ist. GetMyInvoices ist demgegenüber auf den Belegprozess spezialisiert und nicht darauf ausgelegt, den kompletten Dokumentenbestand eines Unternehmens revisionssicher über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg zu verwahren. Die beiden Ansätze konkurrieren daher weniger, als es zunächst scheint – sie ergänzen einander: GetMyInvoices sammelt und bereitet Belege auf, ein DMS oder das DATEV-Archiv übernimmt die dauerhafte, prüfsichere Aufbewahrung.
Für eine tragfähige Entscheidung hilft es, drei Fragen zu trennen: Wo entstehen Ihre Belege und wie mühsam ist heute das Einsammeln? Wie und wo werden sie verbucht? Und wo müssen sie am Ende revisionssicher archiviert werden? GetMyInvoices spielt seine Stärken vor allem bei der ersten Frage aus. Ist das Einsammeln aus vielen Quellen Ihr Hauptproblem, ist es ein sehr passendes Werkzeug. Liegt Ihr Schwerpunkt dagegen auf komplexen internen Freigabeketten, auf der eigentlichen Buchung oder auf einem unternehmensweiten Dokumentenarchiv, sollten Sie ergänzende oder andere Systeme mitdenken. Wir empfehlen grundsätzlich eine Kriterienmatrix und einen Proof of Concept statt einer Entscheidung nach Markenname.
GetMyInvoices wird als Software as a Service (SaaS) betrieben. Das bedeutet: Es ist keine Installation auf eigenen Servern nötig, der Zugriff erfolgt über den Browser und ergänzend über die Mobile App, und Wartung, Updates und Verfügbarkeit verantwortet der Anbieter. Für den Mittelstand ist das ein attraktives Modell, weil die eigene IT entlastet wird und der Einstieg ohne große Vorabinvestition gelingt. Die Kehrseite ist die Abhängigkeit von einem externen Dienst: Verfügbarkeit, Datenverarbeitung und Weiterentwicklung liegen beim Anbieter. Umso wichtiger sind die vertraglichen Regelungen zu Datenschutz, Hosting-Standort und Datenexport, damit man im Zweifel handlungsfähig bleibt.
Der häufigste Fehler bei der Einführung ist, GetMyInvoices als reines Technikprojekt zu behandeln. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Prozesse dahinter geklärt sind: Wer prüft Belege, wer gibt frei, wie werden Ausnahmen behandelt, wie ist die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung organisiert? Ein zweiter Stolperstein ist eine zu optimistische Erwartung an die Vollautomatik – realistisch ist ein schrittweises Hochfahren des Automatisierungsgrads, beginnend mit den häufigsten Standardbelegen. Wer die Einführung dagegen sauber aufsetzt, die Belegquellen konsequent anbindet und die Übergabe früh mit der Kanzlei abstimmt, hebt den größten Teil des Potenzials schnell.
Im Mittelstand begegnet GetMyInvoices vor allem in drei Konstellationen. Erstens beim Selbstständigen und kleinen Betrieb, der seine wiederkehrenden Rechnungen automatisch einsammeln und geordnet an die Steuerberatung übergeben will, ohne jeden Monat Zeit mit dem Download von PDFs zu verlieren. Zweitens beim wachsenden Mittelständler, bei dem die Zahl der Lieferanten, Abonnements und Belegquellen so groß geworden ist, dass das manuelle Sammeln nicht mehr beherrschbar ist und Fehler oder vergessene Belege zunehmen. Drittens bei der Steuerkanzlei, die für viele Mandanten Belege entgegennimmt und von einer standardisierten, mandantenfähigen Beleglogistik profitiert.
So klar die Stärken sind, so ehrlich sollte man die Grenzen benennen. Für sehr kleine Betriebe mit nur einer Handvoll Belege pro Monat kann der Automatisierungsvorteil hinter dem laufenden Abo-Aufwand zurückbleiben – hier lohnt der Blick, ob der Nutzen die Kosten rechtfertigt. Unternehmen, die primär ein unternehmensweites Dokumentenarchiv für alle Dokumentarten und eine langfristige revisionssichere Aufbewahrung suchen, brauchen ein DMS und nicht in erster Linie ein Belegtool. Und Organisationen mit sehr komplexen internen Freigabe- und Kreditorenworkflows sollten prüfen, ob eine stärker auf Rechnungsfreigabe fokussierte Lösung ihren Kernprozess besser trifft. Der Maßstab bleibt der führende Anwendungsfall, nicht die längste Funktionsliste.
GetMyInvoices folgt einem abonnementbasierten SaaS-Modell mit gestaffelten Editionen. Statt einer Einmallizenz fallen laufende Kosten pro Monat oder Jahr an, die mit der Nutzung skalieren: mehr Belege, mehr Quellen, mehr Nutzer und Mandanten führen in höhere Stufen. Der Vorteil dieses Modells sind die niedrige Einstiegshürde und die planbaren, überschaubaren Kosten ohne eigene Infrastruktur. Ergänzend können Aufwände für die Einrichtung, für die Anbindung besonderer Quellen oder für individuelle Integrationen über die API entstehen. Wir nennen bewusst keine konkreten Preise, weil diese sich ändern und stark vom individuellen Zuschnitt abhängen. Für eine belastbare Kalkulation gilt: aktuelle Editionsgrenzen und Preise direkt beim Anbieter erfragen und am realen Belegvolumen testen.
Beim Datenschutz spielt GetMyInvoices seinen größten Trumpf aus: die Herkunft aus Deutschland und – nach Anbieterangaben – der Betrieb aus Rechenzentren in Deutschland beziehungsweise der EU. Für viele Organisationen im DACH-Raum ist es ein gewichtiges Argument, gerade sensible Finanz-, Rechnungs- und teils Zugangsdaten bei einem deutschen Anbieter zu wissen, dessen Produkt von Grund auf für die hiesige Rechts- und Compliance-Landschaft entwickelt wurde. Fragen der DSGVO-Konformität, der Datenverarbeitung innerhalb der EU und der digitalen Souveränität lassen sich mit einem solchen Anbieter oft klarer und mit weniger Reibung beantworten als mit Lösungen, deren Datenverarbeitung in Drittländern schwerer nachvollziehbar ist. Das Thema digitale Souveränität hat in den vergangenen Jahren deutlich an Gewicht gewonnen – ein deutscher Anbieter wie fino kann hier ein belastbares Fundament bieten. Weil GetMyInvoices Zugangsdaten zu Portalen hinterlegt, verdienen die Sicherheits- und Verschlüsselungskonzepte besondere Aufmerksamkeit und sollten konkret geprüft werden.
So stark der Compliance-Bezug ist – die abschließende Bewertung bleibt Aufgabe der fachkundigen Beratung. GetMyInvoices unterstützt eine GoBD-konforme Verarbeitung, etwa durch strukturierten Export und die geordnete, nachvollziehbare Belegverwaltung. Ob eine konkrete Konstellation im Ergebnis GoBD-konform betrieben und archiviert wird, entscheidet sich jedoch im Zusammenspiel von Software, Konfiguration, Prozessen, nachgelagertem Archiv und einer sauberen Verfahrensdokumentation. Häufig ist GetMyInvoices dabei nur ein Baustein, während die revisionssichere Langzeitarchivierung im DATEV-Umfeld oder einem DMS geschieht. Ob Aufbewahrungsfristen richtig abgebildet und die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Einzelfall erfüllt sind, gehört in die Hände von Steuerberatung und gegebenenfalls Fachjuristen. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung – dieser Beitrag liefert Orientierung, ersetzt aber keine Prüfung im Einzelfall.
