Der entscheidende Gedanke hinter Dynamics 365 ist Modularität. Man kauft nicht „das eine große System“, sondern genau die Anwendungen, die man braucht – etwa nur ein Vertriebs-CRM, nur ein ERP für die Warenwirtschaft, oder eine Kombination aus beidem. Diese Module sind aufeinander abgestimmt, teilen sich die gemeinsame Datenbasis und lassen sich schrittweise ergänzen. Ein Unternehmen kann mit einem einzelnen Modul starten und die Suite mit dem eigenen Wachstum ausbauen, ohne die Plattform zu wechseln.
Historisch ist Dynamics 365 aus mehreren älteren Microsoft-Produkten hervorgegangen. Die CRM-Linie stammt aus Microsoft Dynamics CRM, die ERP-Linie im Enterprise-Bereich aus Dynamics AX (heute Finance und Supply Chain Management) und im Mittelstand aus Dynamics NAV, dem früheren „Navision“, das heute unter dem Namen Business Central als Cloud-Lösung firmiert. Microsoft hat diese Stränge unter dem Dach Dynamics 365 zusammengeführt und auf eine gemeinsame technische Basis gestellt. Dieses Erbe erklärt, warum die Module unterschiedlich reif, unterschiedlich zugeschnitten und für verschiedene Unternehmensgrößen gedacht sind.
Der große Unterschied zu isolierten Punktlösungen liegt in der gemeinsamen Basis. Wenn Vertrieb, Service und Warenwirtschaft auf denselben Kundendaten arbeiten, entfällt das übliche Kopieren zwischen Insellösungen: Der im CRM erfasste Auftrag wird im ERP zur Rechnung, der Servicefall greift auf die Auftragshistorie zu, der Außendienst sieht offene Posten. Diese Durchgängigkeit ist das eigentliche Versprechen einer Suite gegenüber einem Flickenteppich aus Einzelprodukten – vorausgesetzt, die Module werden auch tatsächlich integriert eingeführt und nicht nur nebeneinander betrieben.
Wichtig ist eine realistische Erwartung: Dynamics 365 ist eine Plattform, keine schlüsselfertige Anwendung. Zwischen der Lizenz und dem produktiv genutzten System liegt ein Einführungsprojekt, das je nach Modul und Anspruch erheblich sein kann. Wer Dynamics 365 als „Software von der Stange“ missversteht, unterschätzt regelmäßig den Konfigurations-, Anpassungs- und Migrationsaufwand – ein Muster, das wir in Kapitel 06 und 08 vertiefen.
Die wichtigste Trennlinie verläuft zwischen den beiden Welten. Die CRM-Module – Sales, Customer Service, Field Service und weitere kundenorientierte Anwendungen wie Customer Insights für Marketing – drehen sich um die Beziehung zum Kunden: Wer sind unsere Interessenten, wie steht es um unsere Verkaufschancen, wie bearbeiten wir Serviceanfragen, wie steuern wir den Außendienst. Sie laufen alle direkt auf Dataverse und teilen sich damit Datenmodell, Berechtigungen und Erweiterungslogik. Wer mehrere CRM-Module kombiniert, arbeitet auf einer wirklich gemeinsamen Datenbasis.
Die ERP-Module kümmern sich um das interne Rückgrat des Unternehmens: Finanzen, Warenwirtschaft, Einkauf, Lager, Produktion. Hier gibt es zwei getrennte Produktlinien mit deutlich unterschiedlichem Zuschnitt. Business Central ist das integrierte Komplett-ERP für kleine und mittlere Unternehmen. Finance und Supply Chain Management bilden gemeinsam das frühere „Dynamics 365 for Finance and Operations“ und richten sich an größere, komplexere Organisationen mit internationalen und tiefen Prozessanforderungen. Diese Unterscheidung ist für die Auswahl zentral: Ein Mittelständler, der ein ERP sucht, landet fast immer bei Business Central, nicht bei Finance.
Für den DACH-Mittelstand ist Business Central das mit Abstand relevanteste ERP-Modul der Familie. Es deckt in einer einzigen Lösung Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lagerhaltung, einfache Fertigung und Projektabwicklung ab und ist bewusst so gestaltet, dass es ohne den Apparat eines Konzern-ERP auskommt. Als Nachfolger von Navision bringt es eine lange Historie im deutschsprachigen Mittelstand mit und wird von einem breiten Partnernetz betreut, das Branchenlösungen darauf aufsetzt. Für viele KMU ist Business Central der pragmatische Einstieg in ein modernes, cloudbasiertes ERP – dieser Rolle widmen wir Kapitel 07.
Der strategische Mehrwert von Dynamics 365 entsteht nicht allein aus den Modulen, sondern aus ihrer Einbettung in das Microsoft-Ökosystem. Weil die CRM-Module und Teile des ERP-Umfelds auf Dataverse aufsetzen, lassen sie sich mit der Power Platform erweitern: Power Apps baut ergänzende Oberflächen, Power Automate automatisiert Abläufe zwischen den Modulen und Fremdsystemen, Power BI liefert Auswertungen, Copilot Studio ergänzt KI-Agenten. Gleichzeitig greifen Outlook, Teams und Excel direkt in die Daten – ein Vertriebler pflegt seine Opportunities aus Outlook, ein Servicemitarbeiter arbeitet Fälle in Teams ab, Auswertungen landen in Excel. Diese Verzahnung ist qualitativ betrachtet der eigentliche Grund, warum Microsoft-Häuser bei Dynamics 365 landen: Man erweitert eine vorhandene Plattform, statt eine fremde einzukaufen.
Im Kern erledigt Dynamics 365 in jedem Modul das, was man von einem CRM oder ERP erwartet: Es hält Daten strukturiert vor, führt durch Geschäftsprozesse, erzwingt Regeln und macht Vorgänge nachvollziehbar. Im Sales-Modul heißt das, dass Interessenten zu Verkaufschancen werden, Angebote und Aufträge entstehen und die Pipeline auswertbar ist. Im Customer Service heißt es, dass Anfragen zu Fällen werden, entlang von Service-Vereinbarungen bearbeitet und dokumentiert werden. In Business Central heißt es, dass ein Beleg von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Buchung durchläuft und die Finanzbuchhaltung konsistent bleibt. Der gemeinsame Nenner ist immer: strukturierte Daten plus geführte Prozesse plus Auswertbarkeit.
Dataverse ist die geteilte Datenplattform hinter den CRM-Modulen und dem erweiterbaren Teil des Ökosystems. Man kann es sich als sichere, cloudbasierte Datenbank mit Geschäftslogik, Berechtigungen und einem definierten Datenmodell vorstellen. Der entscheidende Vorteil: Kunden-, Kontakt- und Vorgangsdaten liegen an einem Ort und werden von mehreren Modulen und von der Power Platform gemeinsam genutzt. Wer eine Kundenadresse pflegt, pflegt sie einmal – nicht getrennt im Vertrieb und im Service. Für Erweiterungen bedeutet Dataverse, dass eine in Power Apps gebaute Zusatz-App oder ein Power-Automate-Flow auf denselben Daten und Berechtigungen arbeitet wie das Standardmodul. Diese gemeinsame Basis ist ein zentrales Unterscheidungsmerkmal gegenüber lose gekoppelten Fremdsystemen.
Wichtig zur Einordnung: Business Central hat historisch eine eigene Datenhaltung und ist nicht in gleichem Maße „auf Dataverse gebaut“ wie die CRM-Module. Es lässt sich jedoch über eine Integration eng mit Dataverse und damit mit den CRM-Modulen verbinden, sodass etwa Kundendaten zwischen CRM und ERP synchron gehalten werden. Diese Verzahnung ist eines der Argumente für die Suite, aber sie ist ein Integrationsthema und kein Automatismus – sie will im Projekt bewusst aufgesetzt werden.
Microsoft hat in die Dynamics-Module Copilot-Funktionen eingebettet, die je nach Modul unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Im Sales-Modul fasst Copilot Verkaufschancen und E-Mail-Verläufe zusammen, entwirft Antworten und bereitet Meetings vor. Im Customer Service fasst er Fälle zusammen, schlägt Antworten aus der Wissensdatenbank vor und unterstützt Agenten in Echtzeit. Im ERP-Umfeld helfen Copilot-Funktionen etwa bei der Zusammenfassung von Dokumenten oder beim Formulieren von Produktbeschreibungen. Der gemeinsame Nenner ist assistierende, generative Unterstützung im Arbeitskontext – der Mitarbeiter bleibt in der Verantwortung, der Copilot beschleunigt Routine.
Die realistische Erwartung: Copilot in Dynamics ist ein Produktivitäts-Assistent, kein autonomer Sachbearbeiter. Die Qualität der Vorschläge hängt stark von der Datenqualität und der sauberen Konfiguration ab, und der Funktionsumfang entwickelt sich schnell weiter. Wer Copilot als Argument für die Plattform heranzieht, sollte den konkreten Nutzen im eigenen Prozess prüfen, statt ihn pauschal einzupreisen. Für die datenschutzrechtliche Einordnung der Copilot-Datenverarbeitung siehe Kapitel 09.
Ein handfester Alltagsvorteil ist die native Anbindung an Teams und Outlook. Vertriebsmitarbeiter können CRM-Datensätze direkt aus Outlook heraus einsehen und pflegen, während sie Kundenmails bearbeiten – der Kontext wird automatisch verknüpft. In Teams lassen sich CRM- und ERP-Datensätze in Chats und Kanälen einbinden, sodass ein Vertriebsteam eine Verkaufschance gemeinsam bespricht, ohne die Umgebung zu wechseln. Diese Nähe reduziert den berüchtigten „Pflege-Widerstand“, an dem viele CRM-Einführungen scheitern: Wenn das System dort erreichbar ist, wo ohnehin gearbeitet wird, steigt die Akzeptanz. Für Microsoft-Häuser ist diese Integration selten reproduzierbar mit einem Fremd-CRM – und einer der stärksten qualitativen Gründe für Dynamics 365.
Das Grundprinzip der Dynamics-365-Lizenzierung ist einfach zu benennen und im Detail doch tückisch: Man lizenziert pro Nutzer und pro App. Ein Vertriebsmitarbeiter, der Sales nutzt, braucht eine Sales-Lizenz; eine Servicekraft, die Customer Service nutzt, eine Customer-Service-Lizenz. Braucht dieselbe Person mehrere Module, addieren sich die Lizenzen – wobei die erste „volle“ App den Basispreis bestimmt und weitere Apps desselben Nutzers häufig vergünstigt als Zusatz hinzukommen. Diese Logik belohnt eine genaue Analyse, wer wirklich welches Modul in welchem Umfang braucht. Wer pauschal jedem eine Volllizenz gibt, zahlt fast immer zu viel.
Ein wichtiger Baustein zur Kostensteuerung sind die Team-Member-Lizenzen: ein reduziertes, günstigeres Nutzungsrecht für Personen, die überwiegend lesen und nur einfache Eingaben machen – etwa Kollegen, die Kundendaten einsehen, aber keine Vertriebsprozesse führen. Sie sind funktional bewusst begrenzt und kein Ersatz für Vollnutzer, aber ein legitimes Mittel, um Gelegenheitsnutzer nicht mit teuren Volllizenzen auszustatten. Die richtige Mischung aus Voll- und Team-Member-Lizenzen ist eine der wirksamsten Stellschrauben für die Gesamtkosten.
Bei Business Central gibt es eine zentrale Weiche: die Wahl zwischen den Editionen Essentials und Premium. Essentials deckt den ERP-Kernumfang ab, der für viele Mittelständler ausreicht: Finanzbuchhaltung, Verkauf und Einkauf, Lagerhaltung, Projektabwicklung, Auswertungen. Für ein Handels-, Dienstleistungs- oder einfaches Produktionsunternehmen ist Essentials häufig die passende Edition. Premium ergänzt Essentials um zwei Funktionsbereiche: die Fertigungssteuerung und die Serviceverwaltung. Der Aufpreis lohnt sich nur, wenn diese Bereiche tatsächlich benötigt werden – ein Unternehmen mit eigener Produktion oder ausgeprägter Serviceabwicklung wird Premium brauchen, ein reiner Händler kaum.
Wichtig ist, diese Wahl qualitativ und pro Bedarf zu treffen, nicht vorsorglich „aufzurüsten“. Innerhalb eines Mandanten sollten Nutzer möglichst einer Edition zugeordnet werden; ein Mischbetrieb ist regelmäßig unpraktisch. Die Entscheidung Essentials versus Premium gehört daher an den Anfang der ERP-Auswahl und sollte sich an den real gelebten Prozessen orientieren – Fertigung und Serviceabwicklung sind die entscheidenden Fragen.
Im reinen Vertriebs-CRM ist Salesforce der klassische Gegenspieler von Dynamics 365 Sales. Salesforce gilt als das reifste, funktionsreichste CRM mit einem riesigen Ökosystem an Erweiterungen und Partnern. Dynamics 365 setzt dem seine Microsoft-Integration entgegen: Wo Outlook, Teams und Excel die tägliche Arbeitsumgebung sind, wirkt Dynamics natürlicher, während Salesforce eine eigene Welt bildet, die sich zwar anbinden lässt, aber nicht dieselbe Selbstverständlichkeit erreicht. Grob gesagt: Für ein Unternehmen, das ohnehin tief in Microsoft steckt und CRM als Teil einer integrierten Landschaft denkt, spricht viel für Dynamics; für ein Unternehmen, das ein bestmögliches, unabhängiges CRM sucht und die Microsoft-Nähe nicht braucht, ist Salesforce eine ernsthafte Alternative.
HubSpot spielt in einer anderen Liga der Einfachheit. Es ist auf schnelle Einführung, gute Benutzerfreundlichkeit und Marketing-Nähe ausgelegt und trifft damit den Nerv vieler kleiner und mittlerer Unternehmen, die schlank starten wollen. Dynamics 365 ist mächtiger und tiefer integrierbar, aber auch schwerer einzuführen. Für ein KMU, das primär eine unkomplizierte Vertriebs- und Marketinglösung sucht und keine tiefe ERP-Verzahnung braucht, kann HubSpot der pragmatischere Weg sein – während Dynamics dort punktet, wo CRM und ERP zusammenwachsen sollen.
Im ERP-Bereich ist SAP der prägende Name, gerade im deutschsprachigen Raum. SAP steht für Tiefe, Skalierbarkeit und die Fähigkeit, hochkomplexe Konzernprozesse abzubilden – ist damit aber auch aufwendig und teuer in Einführung und Betrieb. Business Central positioniert sich bewusst darunter: als integriertes ERP für den Mittelstand, das ohne den Apparat eines Konzern-ERP auskommt. Die Faustregel: Große, komplexe Organisationen mit internationalen, tief verzahnten Prozessen landen häufig bei SAP; kleine und mittlere Unternehmen sind mit Business Central meist besser bedient, weil es zu ihrer Größe und ihren Prozessen passt. Für den gehobenen Mittelstand mit hohem Anspruch bietet Microsoft mit Finance und Supply Chain Management eine Zwischenstufe an.
Im DACH-Raum kommen zwei weitere Namen ins Spiel, die international weniger präsent sind. DATEV ist weniger ein ERP als eine tief in der Steuerberater-Landschaft verankerte Lösung für Finanzbuchhaltung, Lohn und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Für viele Mittelständler ist die reibungslose DATEV-Anbindung ein hartes Kriterium – Business Central und andere Systeme lassen sich an DATEV anbinden, aber die Nähe zum Steuerberater ist ein eigenständiges Argument, das in die Abwägung gehört. Sage schließlich ist ein etablierter Mittelstands-Anbieter mit langer Historie im DACH-Raum, der als bewährte lokale ERP-Alternative zu Business Central gilt. Wer eine bodenständige, im deutschen Mittelstand verankerte Lösung sucht, sollte Sage im Vergleich haben.
Dynamics 365 wird als Cloud-Software (SaaS) aus der Microsoft Cloud bereitgestellt. Man betreibt keine eigenen Server, sondern abonniert die Module pro Nutzer und greift über den Browser und in Microsoft 365 integriert darauf zu. Microsoft übernimmt Betrieb, Wartung, Sicherheit und regelmäßige Updates der Plattform. Für Business Central existiert historisch auch eine On-Premises-Variante, doch der klare strategische Fokus liegt auf der Cloud – neue Unternehmen sollten von der Cloud als Standardfall ausgehen. Der Cloud-Betrieb nimmt einem den Infrastrukturaufwand ab, bindet aber zwangsläufig an das Update- und Datenmodell des Anbieters.
Der wichtigste ehrliche Hinweis dieses Kapitels: Dynamics 365 führt man in aller Regel nicht ohne einen Implementierungspartner ein. Die Plattform ist mächtig und anpassbar, aber genau das macht die Einführung anspruchsvoll. Es braucht Menschen, die die Prozesse verstehen, die Module konfigurieren, das System an die Realität des Unternehmens anpassen, die Daten migrieren und die Mitarbeiter schulen. Microsoft selbst verkauft die Lizenzen, überlässt die Umsetzung aber einem breiten Netz zertifizierter Partner, die häufig Branchenkompetenz und vorgefertigte Branchenlösungen mitbringen. Die Wahl des richtigen Partners ist für den Projekterfolg mindestens so wichtig wie die Wahl des richtigen Moduls.
Daraus folgt eine wichtige Kostenwahrheit, die wir in Kapitel 08 vertiefen: Der Aufwand für die Implementierung – Konzeption, Konfiguration, Anpassung, Migration, Schulung – übersteigt in vielen Projekten die reinen Lizenzkosten des ersten Jahres deutlich. Wer nur die Lizenz kalkuliert, unterschätzt das Projekt systematisch. Das ist kein Makel von Dynamics 365, sondern gilt für jedes ernsthafte CRM- oder ERP-Projekt gleichermaßen; es ist aber ein Punkt, an dem Erwartungen regelmäßig auseinandergehen.
Ein eigenes, oft unterschätztes Kapitel ist die Datenmigration. Wer ein bestehendes CRM oder ERP ablöst, muss Kunden, Kontakte, Artikel, offene Posten, Historien und Belege in die neue Welt überführen – sauber, vollständig und in einer Struktur, die zum neuen Datenmodell passt. Gerade beim ERP-Wechsel, etwa von einer Altlösung oder einem früheren Navision-Stand zu Business Central, ist die Migration ein Projekt im Projekt. Häufig ist es sinnvoll, die Gelegenheit für einen Datenputz zu nutzen, statt Altlasten mitzunehmen. Ein realistischer Zeitplan berücksichtigt, dass die Migration Tests, Abstimmungsrunden und einen kontrollierten Umstieg braucht – ein „Big Bang“ ohne Probeläufe ist riskant.
Die zwei regelmäßigen Cloud-Updates pro Jahr, die Microsoft für Dynamics 365 ausrollt, sind ein zweischneidiges Thema: Sie halten die Plattform aktuell und bringen neue Funktionen, erfordern aber auch, dass Anpassungen und Erweiterungen updatefest gebaut und die Änderungen getestet werden. Ein guter Betrieb plant diese Update-Zyklen bewusst ein, statt von ihnen überrascht zu werden. Das ist ein weiteres Argument für einen verlässlichen Partner an der Seite.
Der häufigste Weg in Dynamics 365 führt im Mittelstand über Business Central. Viele KMU stehen irgendwann vor der Ablösung einer gewachsenen Landschaft: eine alte Warenwirtschaft, eine separate Buchhaltung, Excel-Listen dazwischen. Business Central bringt diese Fäden in einer integrierten Cloud-Lösung zusammen und schafft ein durchgängiges Bild von Bestellung, Wareneingang, Buchung und Auswertung. Der Reiz liegt in der Kombination aus mittelstandsgerechtem Zuschnitt, Microsoft-Nähe und einem breiten Partnernetz mit Branchenlösungen. Der Einstieg gelingt am besten schrittweise – erst die Kernprozesse sauber abbilden, dann ergänzen – statt zu versuchen, in einem Zug jede Sonderlocke der alten Welt nachzubauen.
Der zweite große Anwendungsfall ist das CRM. Sales bringt Struktur in einen Vertrieb, der bisher in Köpfen und Excel-Listen organisiert war: Verkaufschancen werden sichtbar, Prognosen belastbar, Übergaben nachvollziehbar. Customer Service tut dasselbe für den Kundenservice, indem es Anfragen in strukturierte Fälle überführt. Der besondere Hebel im Mittelstand entsteht, wenn CRM und ERP zusammenwirken: Wenn der Vertrieb im CRM sieht, was in Business Central an offenen Posten und Lieferungen läuft, und der Service auf die Auftragshistorie zugreift, entsteht das durchgängige Kundenbild, das isolierte Lösungen nie liefern. Genau diese Verzahnung ist das stärkste Argument für die Suite gegenüber Einzelprodukten.
Wir verzichten bewusst auf pauschale Einspar-Versprechen. Der Nutzen von Dynamics 365 hängt davon ab, wie gut die Einführung gelingt, wie sauber die Prozesse geschnitten sind und wie konsequent die Mitarbeiter das System pflegen. Ein CRM, das niemand pflegt, ist wertlos; ein ERP, das die realen Prozesse nicht trifft, wird zum Klotz. Realistisch ist: Dynamics 365 schafft ein durchgängiges, auswertbares Datenbild, reduziert Medienbrüche und Doppelerfassung und macht Prozesse steuerbar – aber nur, wenn Einführung und Betrieb ernst genommen werden. Ein schlecht eingeführtes CRM ist teurer als kein CRM, und diese Wahrheit gehört an den Anfang jeder Erwartungssteuerung.
Die Gesamtkosten eines Dynamics-365-Projekts setzen sich aus mehreren Blöcken zusammen, die man getrennt betrachten muss. Der erste und sichtbarste ist die Lizenz: laufende Abogebühren pro Nutzer und pro Modul, wie in Kapitel 04 beschrieben. Sie ist gut kalkulierbar, sobald die Lizenzstruktur steht. Der zweite, oft unterschätzte Block ist die Implementierung: Konzeption, Konfiguration, Anpassung, Datenmigration und Schulung durch den Partner. Dieser Aufwand ist einmalig, aber erheblich – und in vielen Projekten übersteigt er die Lizenzkosten des ersten Jahres deutlich. Der dritte Block ist der laufende Betrieb: Support, Weiterentwicklung, das Begleiten der halbjährlichen Updates, gegebenenfalls zusätzliche Kapazitäten und Erweiterungen.
Wer die Kosten von Dynamics 365 nur an der Lizenz misst, verrechnet sich systematisch. Der Implementierungsaufwand ist bei jedem ernsthaften CRM- oder ERP-Projekt die zentrale Kostengröße – und er skaliert mit dem Anspruch. Ein schlanker Business-Central-Einstieg mit weitgehend standardnahen Prozessen ist deutlich günstiger einzuführen als eine tief angepasste Suite mit vielen Sonderprozessen, Fremdsystem-Integrationen und umfangreicher Migration. Die wirksamste Kostenbremse ist daher das Prinzip „Standard vor Anpassung“: Je näher man an den Standardprozessen der Module bleibt, desto günstiger und updatefester wird das Projekt. Jede individuelle Anpassung ist ein bewusster Preis, den man kennen sollte, bevor man ihn zahlt.
Für die DSGVO ist die Datenresidenz zentral. Dynamics 365 lässt sich in einer EU-Region betreiben, sodass die zugrundeliegenden Daten in europäischen Microsoft-Rechenzentren verbleiben. Die Region wird beim Aufsetzen des Mandanten festgelegt und sollte bewusst gewählt werden. Zu beachten bleibt: Microsoft ist ein US-Konzern und unterliegt dem US Cloud Act, der US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff auf Daten US-amerikanischer Anbieter ermöglichen kann – unabhängig vom Speicherort. Die Wahl einer EU-Region reduziert das Restrisiko deutlich, hebt es aber nicht vollständig auf. Für die meisten Mittelständler ist dieses Restrisiko bei bewusster Konfiguration akzeptabel; für besonders sensible Daten, Berufsgeheimnisträger oder KRITIS-nahe Bereiche gehört die Frage in eine sorgfältige, fallbezogene Bewertung.
Ein Aspekt, der Dynamics 365 von manch anderem Microsoft-Dienst unterscheidet: In einem CRM und ERP liegen die schützenswertesten Daten des Unternehmens gebündelt an einem Ort – vollständige Kundenprofile, Kontakthistorien, Verträge, Umsätze, offene Posten, teils auch besondere Kategorien personenbezogener Daten. Das erhöht die Anforderungen an Berechtigungen, Protokollierung und Datensparsamkeit. Rollenbasierte Zugriffe, ein konsequentes Least-Privilege-Prinzip im Dataverse und eine bewusste Entscheidung, welche Daten überhaupt erfasst und wie lange sie aufbewahrt werden, sind hier keine Kür. Für die Auftragsverarbeitung steht Microsofts AVV bereit, der geprüft und dokumentiert werden sollte, bevor personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Die Copilot-Funktionen in Dynamics 365 werfen eine eigene Frage auf: Was geschieht mit den Daten, die der Copilot verarbeitet? Nach Zusage von Microsoft werden Kundendaten aus den Copilot-Interaktionen in Dynamics 365 nicht zum Training der zugrundeliegenden Sprachmodelle verwendet und verbleiben im Verantwortungsbereich des Kunden. Diese Aussage ist als Zusage des Anbieters zu verstehen und sollte anhand der jeweils gültigen Vertrags- und Datenschutzbedingungen geprüft werden – sie ist kein selbstverständliches Naturgesetz, sondern eine dokumentierte Zusicherung, die man kennen und im Vertragswerk verankert wissen sollte. Wer Copilot in Dynamics einsetzt, sollte die konkrete Datenverarbeitung als Teil der Datenschutz-Folgenabschätzung behandeln.
